URSSAF : la numérisation des pièces justificatives soumise à de nouvelles règles depuis le 1er juillet 2019
Lettre n° 429 du 4 juillet 2019
Un arrêté du 23 mai 2019 (JO du 29/05/2019), applicable au 1er juillet 2019, fixe les modalités de conservation sur support informatique des documents « papier » susceptibles d’être examinés lors d’un contrôle URSSAF. Il précise que le transfert des pièces comptables justificatives sur support informatique et leur archivage numérique, lors du recouvrement ou d’un contrôle de l’URSSAF, doivent être réalisés dans les conditions prévues pour la numérisation des documents en matière fiscales (article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales). La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique : le résultat de la numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu ; il en est de même pour les couleurs. Ainsi, le traitement de l’image est interdit et l’utilisation d’outils pour compresser le fichier ne doit pas en causer de perte. L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Afin de garantir l’intégrité des fichiers, chaque document numérisé est conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Il doit être assorti :
- d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier est horodaté. Attention : si la présentation des pièces numérisées ne répond pas aux conditions prescrites, le cotisant doit présenter l’original. A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents.
Paul Durand
